Asistente Ejecutivo de CEO
Ciudad de México, Mexico
Full Time
Experienced
En Pacifica Continental nos encontramos en búsqueda de un Asistente Ejecutivo para el CEO de uno de nuestros principales clientes que opera en los sectores de tecnología, telecomunicaciones y relacionados. Este puesto debe garantizar las operaciones diarias eficientes y fluidas para el Director ejecutivo, así como realizar un seguimiento de las tareas con los informes directos. Exige un compromiso excepcional, atención al detalle y flexibilidad en un entorno de ritmo rápido y altamente variable.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Gestionar todos los arreglos de viaje para fines comerciales y personales del director, familiares y amigos, incluida la reserva de hoteles, automóviles y aviones chárter, en todo momento.
• Gestionar la logística, coordinación de viajes y reservas, incluido el trabajo con agencias de viajes, restaurantes y eventos para reservas de grupos y garantizar experiencias de viaje y comidas perfectas en México y el extranjero.
• Mantener flexibilidad con los horarios de trabajo y los requisitos de viaje, incluidas las vacaciones familiares.
• Llevar agenda y actas detalladas de todas las reuniones en las que participa el CEO. Llevar un registro de todas las actas y asuntos pendientes.
• Organizar y programar citas y administrar el calendario del CEO, tanto personal como corporativo.
• Escribir y distribuir correos electrónicos, memorandos de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
• Ayudar en la preparación de informes programados periódicamente.
• Proporcionar suministros de oficina al CEO y al personal de la oficina de MX, coordinar nuevos acuerdos y proveedores, pagar alquiler de oficina y servicios públicos.
• Administrar cuentas bancarias, pagos y transferencias bancarias, manteniendo los saldos de todas las cuentas del CEO en varios países, asegurándose de que todos los pagos y cobros se realicen a tiempo, pagando todas las facturas del CEO, su familia y propiedades (casas), escuelas, pensión alimenticia, etcétera.
• Asegurarse de que todo el personal asista, coordinar sus horarios y proporcionar reemplazos cuando el personal se vaya.
• Presentar y conciliar informes de gastos de manera oportuna, manteniendo archivos tanto físicos como electrónicos.
• Proporcionar apoyo general al CEO en todo lo que demande, tanto corporativo como personal.
• Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.
• Encargado de mantener el buen mantenimiento de todos los vehículos, terrestres, aéreos y marítimos del CEO y de la Compañía, asegurando que todos sean pagados a tiempo, en varios países.
• Servir de enlace con el personal ejecutivo y administrativo superior para manejar solicitudes y consultas de la alta dirección y los clientes al CEO.
HABILIDADES:
• Experiencia comprobada como asistente administrativo o asistente administrativo de oficina.
• Discreción de toda la información a la que esté expuesto, tanto personal como corporativa.
• Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de la oficina.
• Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
• Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar el trabajo.
• Atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Especialmente, con los correos electrónicos.
• Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.
• Conocimientos de gestión general de la casa.
PRINCIPALES RESPONSABILIDADES:
• Gestionar todos los arreglos de viaje para fines comerciales y personales del director, familiares y amigos, incluida la reserva de hoteles, automóviles y aviones chárter, en todo momento.
• Gestionar la logística, coordinación de viajes y reservas, incluido el trabajo con agencias de viajes, restaurantes y eventos para reservas de grupos y garantizar experiencias de viaje y comidas perfectas en México y el extranjero.
• Mantener flexibilidad con los horarios de trabajo y los requisitos de viaje, incluidas las vacaciones familiares.
• Llevar agenda y actas detalladas de todas las reuniones en las que participa el CEO. Llevar un registro de todas las actas y asuntos pendientes.
• Organizar y programar citas y administrar el calendario del CEO, tanto personal como corporativo.
• Escribir y distribuir correos electrónicos, memorandos de correspondencia, cartas, faxes y formularios.
• Ayudar en la preparación de informes programados periódicamente.
• Proporcionar suministros de oficina al CEO y al personal de la oficina de MX, coordinar nuevos acuerdos y proveedores, pagar alquiler de oficina y servicios públicos.
• Administrar cuentas bancarias, pagos y transferencias bancarias, manteniendo los saldos de todas las cuentas del CEO en varios países, asegurándose de que todos los pagos y cobros se realicen a tiempo, pagando todas las facturas del CEO, su familia y propiedades (casas), escuelas, pensión alimenticia, etcétera.
• Asegurarse de que todo el personal asista, coordinar sus horarios y proporcionar reemplazos cuando el personal se vaya.
• Presentar y conciliar informes de gastos de manera oportuna, manteniendo archivos tanto físicos como electrónicos.
• Proporcionar apoyo general al CEO en todo lo que demande, tanto corporativo como personal.
• Actuar como punto de contacto para clientes internos y externos.
• Encargado de mantener el buen mantenimiento de todos los vehículos, terrestres, aéreos y marítimos del CEO y de la Compañía, asegurando que todos sean pagados a tiempo, en varios países.
• Servir de enlace con el personal ejecutivo y administrativo superior para manejar solicitudes y consultas de la alta dirección y los clientes al CEO.
HABILIDADES:
• Experiencia comprobada como asistente administrativo o asistente administrativo de oficina.
• Discreción de toda la información a la que esté expuesto, tanto personal como corporativa.
• Conocimiento de los sistemas y procedimientos de gestión de la oficina.
• Conocimiento práctico de equipos de oficina, como impresoras y máquinas de fax.
• Dominio de MS Office (MS Excel y MS PowerPoint, en particular)
• Excelentes habilidades de gestión del tiempo y capacidad para priorizar el trabajo.
• Atención al detalle y habilidades para resolver problemas.
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita. Especialmente, con los correos electrónicos.
• Fuertes habilidades organizativas con capacidad para realizar múltiples tareas.
• Conocimientos de gestión general de la casa.
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